Il est très fréquent que, dans le cadre de notre pratique professionnelle, nos clients étrangers nous demandent de les conseiller pour la constitution d’une société en Espagne.

 

Types de sociétés

La première question que nos clients nous posent est de savoir quel type de société nous leur conseillons de constituer.

La Loi sur les Sociétés de Capitaux établit et réglemente trois types de sociétés, la société à responsabilité limitée, la société anonyme et la société en commandite par actions.

La simplicité de la réglementation des sociétés à responsabilité limitée (S.L.), et le fait que le capital social minimum exigé d’elles soit faible (3 000 euros) en font les plus largement constituées en Espagne, ayant représenté 97% des sociétés constituées en Espagne en 2018.

En pratique, le terme « Société Anonyme » (S.A.) n’est utilisé que lorsque la loi exige ce type de société ; par exemple, les banques ou les sociétés de valeurs mobilières doivent nécessairement prendre la forme juridique d’une S.A.

 

Succursales en Espagne de sociétés étrangères

Une alternative à la constitution d’une société en Espagne est la création d’une succursale de la société étrangère dans notre pays, qui doit être nommée comme la société étrangère suivie des mots « Sucursal en España ».

La procédure de création de la succursale est encore plus simple que celle de la constitution d’une société car elle ne nécessite pas la rédaction d’un acte constitutif.

La désignation d’une adresse en Espagne et d’un représentant habilité à la gérer sera pratiquement le seul contenu de l’acte constitutif de la succursale, outre l’identification de la société mère.

Il n’est pas nécessaire que les succursales aient un capital social, de sorte qu’elles peuvent être constituées en société sans avoir à verser d’argent.

Toutefois, il faut garder à l’esprit que la succursale ne limite pas la responsabilité de la société mère à l’égard des tiers, ce qui est réalisé par la création d’une société dans laquelle la responsabilité des associés est limitée au capital qu’ils ont apporté.

Dans le cas de la succursale, la responsabilité de la société mère sera déterminée par la réglementation qui lui est applicable dans son pays d’origine.

Un autre aspect à prendre en compte est celui des conséquences fiscales de l’exercice d’une activité en Espagne par le biais d’une succursale ou d’une société, car il peut y avoir des différences importantes entre le choix d’un véhicule ou d’un autre.

 

Date limite pour constituer une société

La deuxième question que nous posent les clients est la suivante : quand la société sera-t-elle constituée ? Quand pourrons-nous commencer à fonctionner ?

Cela dépendra, dans une large mesure, de la rapidité avec laquelle le client agira dans la préparation de la documentation que nous demandons pour constituer la société.

 

Documents requis pour la constitution d’une société

Outre le certificat négatif du nom choisi pour la nouvelle société, qui est délivré par le registre central du commerce et qui est normalement traité par nos conseillers, le client doit nous fournir les documents énumérés ci-dessous :

  • Le pouvoir de la société mère en faveur de ses conseillers en Espagne, ou de la personne qu’ils décident, pour effectuer les procédures et délivrer les documents de constitution de la société, sauf si c’est le représentant légal de la société mère qui vient en Espagne pour signer l’acte de constitution.
  • Un autre document nécessaire est le certificat du registre où la société mère est enregistrée, qui doit indiquer l’existence de la société et ses principales données, c’est-à-dire les données d’enregistrement, l’adresse et l’identification des membres de son organe de direction. C’est-à-dire un document similaire au modèle appelé kbis qui est délivré en France.

 

Exigences pour que les documents délivrés à l’étranger soient effectifs en Espagne 

Les pouvoirs et les certificats susmentionnés, s’ils sont émis à l’étranger, doivent être légalisés pour prendre effet en Espagne.

La légalisation se fait dans le pays d’origine des documents par l’apostille de La Haye, si le document (pouvoir ou certificat) a été délivré dans un pays ayant signé la convention de La Haye du 5 octobre 1961, qui sont presque tous les pays de notre environnement économique.

L’alternative à l’apostille sera que le document soit légalisé par le Consul espagnol du pays où le document a été émis.

 

NIE des administrateurs

Il ne faut pas oublier que, si les administrateurs de la nouvelle société sont des étrangers, ils devront obtenir un numéro d’identité d’étranger (NIE) délivré par le ministère de l’intérieur.

La possession du NIE est une condition indispensable à la nomination de l’administrateur pour être inscrit au registre du commerce.

Il s’agit d’une procédure qui peut actuellement être retardée de quelques semaines en raison de l’effondrement des services du ministère de l’intérieur.

 

Compte bancaire au nom de la nouvelle société

Pour constituer la société, le capital social doit être versé sur un compte bancaire qui sera ouvert au nom de la société à constituer. Pour l’ouvrir, la banque nous demandera uniquement le certificat dans lequel figure la raison sociale.

Le capital social est déposé sur le compte et ne peut être cédé avant la constitution de la société. Un certificat délivré par la Banque certifiant le dépôt doit être remis au notaire qui autorise l’acte de constitution.

 

Rédaction des statuts

Les statuts constituent le document essentiel des sociétés car ils réglementent leur fonctionnement. Dans le contexte visé au présent article (création de filiales), son contenu est simple et ne doit présenter que les éléments essentiels d’une société, tels que sa dénomination, son capital et son siège social, son activité ou la forme de son administration.

 

Constitution de la société

Une fois tous ces documents obtenus, nous pouvons nous rendre chez le notaire et délivrer immédiatement l’acte de constitution, et dans quelques jours, votre NIF.

À partir de ce moment, la nouvelle société peut fonctionner et il ne sera pas nécessaire d’attendre son inscription au Registre du Commerce, un processus qui peut prendre jusqu’à 15 jours ouvrables, bien qu’il faille tenir compte du fait qu’il faudra attendre l’inscription de la société pour obtenir le certificat électronique indispensable au maintien de la relation avec la Trésorerie et la Sécurité Sociale.